От создания документа до передачи дел в архив
Ежегодно для организаций списка комплектования архивного отдела проводятся семинары по вопросам делопроизводства и ведения архива. На них приглашаются ответственные за данные вопросы в организациях, а также специалисты отделов и комитетов Администрации района.
За 2024 год было проведено три семинара. В апреле текущего года учеба проводилась для специалистов комитета по экономике, управлению муниципальным имуществом Администрации района. Необходимость в обучении возникла в связи с обновлением персонального состава комитета. Знакомство с номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству сопровождалось отработкой практических навыков по оформлению номенклатурного дела, обработке архивных дел. На основе документов, подготовленных специалистами, был проведен анализ делопроизводственных ошибок, даны рекомендации по оформлению распорядительных документов, деловых писем и других документов.
6 ноября в зале заседаний Администрации района состоялся очередной семинар с приглашением лиц, ответственных за делопроизводство и архив в организациях райцентра, а также специалистов районной Администрации, всего присутствовало 17 человек.
6 декабря на семинар были приглашены заместители глав сельских администраций.
Участникам семинаров предоставлен обзор актуальной нормативно-методической литературы по рассматриваемым вопросам. Акцент сделан на внедрении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, типового и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.
Начальник архивного отдела Горбоносова О.Н. подробно остановилась на роли номенклатуры дел в делопроизводстве организации, порядке ее разработки, утверждения и внедрения в делопроизводство, составлении итоговой записи о количестве дел за год.
В ходе семинара с заместителями глав сельских администраций проведен анализ номенклатурных дел, поступили предложения по исключению и, наоборот, включению некоторых видов документов в номенклатуру дел сельсоветов на 2025 год.
Инструкции по делопроизводству были разработаны и утверждены в течение последних лет во всех организациях, имеются приложения к инструкциям.
Оформление распорядительных документов, расположение и оформление реквизитов на бланке письма и других документах, с которыми специалисты чаще всего сталкиваются в повседневной работе, порядок проведения экспертизы ценности документов, формирование архивных дел – по этим и другим вопросам шла речь на семинарах.
Планируя работу своих экспертных комиссий на 2025 год, организациям следует предусмотреть упорядочение документов за 2021 год и передачу дел постоянного хранения в архивный отдел за 2019 год. Администрациям сельсоветов предстоит передача в муниципальный архив похозяйственных книг за 1949-1952 годы.
В соответствии с приказами Министерства культуры Алтайского края от 27.05.2024 № 156, от 29.10.2024 № 306 на утверждение ЭПМК, наряду с описями дел постоянного хранения и по личному составу, предоставляются описи дел постоянного (со сроком хранения «до ликвидации организации») срока хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
В текущем году проведены сплошные проверки наличия и состояния архивных документов в комитетах и отделах Администрации района, а также в организациях райцентра, входящих в список источников комплектования архивного отдела. По результатам проверок состоялись профилактические визиты начальника отдела в организации, даны рекомендации, ряд вопросов по обеспечению сохранности архивных документов поставлен на контроль.