Работа архивов по исполнению запросов Социального фонда России переведена в новый формат
Важнейшим направлением в деятельности архивов является исполнение запросов граждан и юридических лиц по предоставлению информации, содержащейся в архивных документах. Большинство запросов в целях представления сведений о гражданине, необходимых для его пенсионного обеспечения, поступает от учреждений Социального фонда России.
Муниципальный архив Баевского района уже имеет опыт электронного взаимодействия с учреждениями Пенсионного фонда России по Алтайскому краю, с ноября 2021 года это взаимодействие осуществлялось с помощью программного комплекса ViPNet Client «Деловая почта».
С 23 апреля 2024 года, в соответствии со статьей 2 Федерального закона от 11.06.2022 № 182-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», взаимодействие государственного и муниципальных архивов Алтайского края с Социальным фондом России (СФР) по его запросам стало осуществляться с использованием Государственной информационной системы «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» (ГИС ЕЦП).
Наряду с другими архивами, в архивном отделе Администрации Баевского района была проведена предварительная работа по подключению к Личному кабинету архива в ГИС ЕЦП, специалистами отдела изучен Временный порядок электронного информационного взаимодействия, подготовленный СФР и Федеральным архивным агентством.
Запросы в новом формате стали поступать в архивный отдел Администрации Баевского района с 27 апреля, по состоянию на 8 мая принят 41 запрос. Первый опыт работы в ГИС ЕЦП показал, что на исполнение запросов о подтверждении сведений по заработной плате требуется гораздо больше времени, чем при подготовке традиционных архивных справок. Сведения в систему вносятся по месяцам, на каждый из которых открываются карточки, часть данных вносится вручную, например, год, название выплат, если несколько начислений за месяц – несколько карточек. Все особенности (отсутствие начислений, выделение цветом, исправления и т.д.) оговариваются в дополнительной информации. Свои особенности возникли при исполнении запросов о трудовом стаже, о подтверждении специального стажа.
Количество запросов возросло в связи с тем, что данные о переименовании организаций в выдаваемых ранее архивных справках приводились после сведений о трудовом стаже или зарплате, в новой системе переименования организаций, реорганизация и ликвидация предприятий – это самостоятельные запросы, для ответа на них заполняются соответствующие формы с указанием даты и номера распорядительного документа.
Разработчики ГИС ЕЦП продолжают совершенствовать систему, регулярно выходят обновления, работает техническая поддержка, создан телеграмм-канал ГИС ЕЦП, отделом по делам архивов Министерства культуры Алтайского края проведен обучающий семинар. Архивисты адаптируются к работе в новых условиях, общаются между собой и с кураторами, оказывают взаимопомощь. Вопросов возникает очень много, практика работы в ГИС ЕЦП пока еще небольшая, время покажет, насколько эффективной окажется новая система взаимодействия с Социальным фондом России.