«От создания документа до передачи дел в архив» - в Администрации района состоялся семинар по делопроизводству и архивному делу
6 октября в зале заседаний Администрации района состоялся семинар по вопросам архивного дела и делопроизводства «От создания документа до передачи дел в архив». На семинар были приглашены ответственные за ведение делопроизводства и архив организаций списка комплектования архивного отдела, а также специалисты районной Администрации, всего присутствовало 22 человека. Участникам семинара был представлен обзор нормативно-методической литературы по актуальным вопросам, в том числе доведена информация об утверждении новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован в Минюсте России 06.09.2023) и новых ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, разработанных Росархивом в 2023 году.
Начальник архивного отдела Горбоносова О.Н. подробно остановилась на роли номенклатуры дел в делопроизводстве организации, порядке ее разработки, согласования и утверждения, а также внедрения в делопроизводство, составлении годовой итоговой записи о количестве дел. Соблюдение инструкции по делопроизводству – одно из обязательных квалификационных требований, предъявляемых к должностным лицам. Инструкции по делопроизводству были разработаны и утверждены в течение последних лет во всех организациях, имеются приложения к инструкциям.
На примерах, представленных в презентации, рассмотрели оформление распорядительных документов, расположение и оформление реквизитов на бланке письма, способы оформления других реквизитов, с которыми наиболее часто специалисты сталкиваются в повседневной работе. О порядке проведения экспертизы ценности документов, формировании документов в дела и передаче их на архивное хранение также шла речь на семинаре.
При планировании работы экспертных комиссий организаций на следующий год следует предусмотреть упорядочение документов за 2020 год и передачу дел постоянного хранения в архивный отдел за 2018 год, комитетам и отделам Администрации района, ряду других организаций - проведение сплошных проверок наличия и состояния архивных документов, которые проходят, в соответствии с Правилами работы архивов организаций, один раз в 10 лет. Предыдущие проверки проводились в данных организациях в 2014 году.
Комитет по финансам, кредитной и налоговой политике Администрации района планирует описание и передачу на постоянное хранение документов по личному составу с истекшими сроками хранения за 1943-1948 гг., обработка таких документов была проведена в текущем году комитетом по образованию. Планы работы ЭК будут представлены в отдел до середины ноября, наряду с паспортами архивов организаций и обновленной информацией по составу экспертных комиссий. В преддверии празднования 100-летнего юбилея Баевского района в 2024 году руководитель муниципального архива обратилась к присутствующим с просьбой обратить особое внимание на обеспечение всех необходимых условий для сохранности архивных документов.