Проверка наличия и состояния архивных документов проведена в сельских администрациях
В соответствии с п. 2.40 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), с целью обеспечения учета и сохранности архивных документов в архиве организации не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях. Проверка проводится комиссией или не менее чем двумя работниками, и это при условии, что ответственные за архив не менялись.
Предыдущая проверка во всех сельских администрациях проводилась в 2013 году, а в Администрации Паклинского сельсовета - в 2020 году, при смене заместителя главы Администрации сельсовета. В течение февраля-марта текущего года в сельсоветах были изданы распорядительные документы о проверках, созданы комиссии и организованы мероприятия по сверке учетных документов, проверке наличия дел по описям, составлению актов и листов проверки. Оформленные надлежащим образом документы по результатам проверок предоставлены в архивный отдел Администрации Баевского района.
Что показала проверка? Во-первых, утрата дел не выявлена и это, безусловно, радует. Составлено два акта о технических ошибках в учетных документах, т.к. после предыдущей проверки не были внесены изменения в сводные итоговые записи о выбытии дел. Во-вторых, в ходе профилактических визитов начальника архивного отдела Горбоносовой О.Н. в сельские администрации, в очередной раз даны рекомендации по картонированию архивных документов, их обработке и созданию нормативных условий для хранения. Заместителям глав была оказана методическая помощь, осуществлен контроль качества проведенных проверок.
В ряде сельсоветов документы хранятся в металлических шкафах (Верх-Пайвинский, Верх-Чуманский, Ситниковский), имеются отдельные архивохранилища в Баевском, Плотавском, Прослаухинском, Нижнечуманском сельсоветах. В Администрации Плотавского сельсовета архив содержится в образцовом порядке: все дела закартонированы, размещены в хранилище на металлических стеллажах, проведена полная обработка дел, в том числе по личному составу и похозяйственных книг. Администрациям Баевского и Нижнечуманского сельсоветов предстоит картонирование дел, а также размещение дел на стеллажах в соответствии с описями. Необходима обработка похозяйственных книг с. Нижнепайва, находящихся в Нижнечуманском сельсовете. В Администрации Прослаухинского сельсовета запланировано перемещение архива в более удобное помещение, картонирование дел в уже приобретенные коробки. В ряде сельсоветов есть необходимость привести в порядок документы по личному составу (провести ремонт, заполнить отсутствующие листы-заверители, оформить обложки дел). Для обеспечения сохранности похозяйственных книг - составлять внутренние описи, эту работу планомерно проводят в Плотавском сельсовете.
В сельских администрациях Баевского района работают компетентные и ответственные специалисты, и это вызывает уверенность, что логическим завершением проведенных проверок станет порядок в архивах, приведение их в соответствие современным требованиям. Без поддержки и контроля со стороны глав сельсоветов в этом вопросе не обойтись.